DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist:

E-Mail: hey@rp-whitelist.de

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz richtest du bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Auf dieser Plattform treffen zwei Ebenen aufeinander, und sie sind datenschutzrechtlich getrennt zu betrachten:

• Wir als Anbieter betreiben die Plattform selbst: Anmeldung, Benutzerkonto, Hosting, Sicherheit. Dafür sind wir Verantwortlicher.
• Das jeweilige RP-Serverteam legt fest, welche Fragen sein Bewerbungsformular stellt, liest die Antworten und entscheidet über die Whitelist. Für diese Bewerbungsdaten ist das Serverteam Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO.

3.1 Aufruf der Plattform (Server-Logs)

Verarbeitete Daten

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Gerätekennung (User-Agent).

Zweck

Ausliefern der Seiten, Stabilität und Sicherheit des Betriebs, Erkennen und Abwehren von Missbrauch.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb.

Speicherdauer

Längstens 14 Tage, danach automatische Löschung.

3.2 Anmeldung über Discord

Eine eigene Registrierung mit Passwort gibt es nicht — die Anmeldung läuft ausschließlich über das OAuth2-Verfahren von Discord. Deine Discord-Zugangsdaten bekommen wir dabei nie zu sehen.

Verarbeitete Daten

Discord-Benutzer-ID, Discord-Benutzername und die Adresse deines Discord-Avatars. Abhängig vom angefragten Berechtigungsumfang übermittelt Discord zusätzlich die dort hinterlegte E-Mail-Adresse; in unserer Datenbank speichern wir sie nicht.

Zweck

Identifikation deines Kontos, Anzeige deines Namens im Team-Bereich, Zuordnung von Bewerbungen und Team-Rollen sowie die spätere Vergabe der Discord-Rolle.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung des Nutzungsverhältnisses mit dir.

Speicherdauer

Bis zur Löschung deines Kontos (siehe Abschnitt 6).

Für die Verarbeitung deiner Daten bei Discord selbst ist Discord verantwortlich. Einzelheiten dazu findest du in der Datenschutzerklärung von Discord.

3.3 Angemeldet bleiben (Sitzungs-Cookie)

Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie mit einem signierten Sitzungs-Token, damit du dich nicht bei jedem Seitenaufruf neu anmelden musst. Es enthält deine Nutzer-ID und deine Discord-ID. Hast du zusätzlich zur Registrierung eines eigenen Servers den erweiterten Berechtigungsumfang „guilds“ bei Discord freigegeben (siehe 3.9), führt das Cookie befristet zusätzlich den dafür nötigen Discord-Zugriffs-Token mit.

Verarbeitete Daten

Signiertes Sitzungs-Token im Cookie deines Browsers, bei freigegebenem 'guilds'-Berechtigungsumfang zusätzlich ein befristeter Discord-Zugriffs-Token (siehe 3.9).

Zweck

Aufrechterhalten deiner Anmeldung und Schutz vor fremdem Zugriff auf dein Konto; der Discord-Zugriffs-Token dient der Server-Registrierung (siehe 3.9).

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — unbedingt erforderlich für den von dir gewünschten Dienst; für die dahinterliegende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Das Token läuft spätestens nach 30 Tagen ab; beim Abmelden wird das Cookie gelöscht. Der Discord-Zugriffs-Token läuft unabhängig davon deutlich früher automatisch ab (typischerweise nach wenigen Stunden).

Weitere Cookies setzen wir nicht. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste binden wir nicht ein, und externe Ressourcen laden wir nicht nach — die verwendeten Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus, es entsteht dabei keine Verbindung zu Google. Deshalb fragen wir auch keine Cookie-Einwilligung ab.

3.4 Deine Whitelist-Bewerbung

Verarbeitete Daten

Deine Antworten auf die Fragen des jeweiligen Serverteams, bei entsprechend eingerichteten Servern zusätzlich deine TeamSpeak-Unique-ID, außerdem Einreichungszeitpunkt, Status, die Rückmeldung des Teams sowie wer die Bewerbung wann geprüft hat.

Zweck

Prüfung deiner Bewerbung und Entscheidung über die Aufnahme in die Whitelist des Servers.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage hin.

Speicherdauer

Solange das Serverteam sie für die Verwaltung seiner Whitelist benötigt, längstens bis zur Löschung deines Kontos (siehe Abschnitt 6).

Welche Angaben abgefragt werden, bestimmt allein das jeweilige Serverteam. Einsehen können deine Bewerbung nur die Betreiber und Moderatoren genau dieses Servers sowie die technische Administration der Plattform.

Hat das Serverteam für seine Bewerbungsseite ein Logo per Link hinterlegt, lädt dein Browser dieses Bild beim Aufruf der Seite direkt von der vom Serverteam angegebenen Adresse (z. B. Discord-CDN oder ein Bilderdienst) — dabei erhält der Betreiber dieser Adresse die für einen Bildabruf technisch üblichen Daten, unter anderem deine IP-Adresse. Für die Wahl dieser Quelle ist das jeweilige Serverteam verantwortlich, nicht wir (siehe auch Abschnitt 4).

3.5 Prüfung deiner Discord-Mitgliedschaft

Verarbeitete Daten

Deine Discord-Benutzer-ID sowie die Kennung des Discord-Servers.

Zweck

Prüfen, ob du dem Discord-Server bereits beigetreten bist — nur dann lässt sich dir später die Whitelist-Rolle zuweisen. Andernfalls zeigen wir dir vorab den Einladungslink.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Speicherdauer

Das Ergebnis der Abfrage speichern wir nicht; sie wird bei Bedarf neu ausgeführt.

3.6 Vergabe der Discord-Rolle nach Annahme

Verarbeitete Daten

Deine Discord-Benutzer-ID sowie die Kennung von Discord-Server und Whitelist-Rolle. Zusätzlich speichern wir, ob die Zuweisung erfolgreich war, mit Zeitpunkt und etwaiger Fehlermeldung.

Zweck

Technische Umsetzung der Freischaltung und Nachvollziehbarkeit, wenn die Zuweisung fehlschlägt und wiederholt werden muss.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Zusammen mit der Bewerbung (siehe 3.4).

3.7 TeamSpeak-Freischaltung

Verarbeitete Daten

Deine TeamSpeak-Unique-ID sowie das Ergebnis der Zuweisung mit Zeitpunkt und etwaiger Fehlermeldung.

Zweck

Zuordnung deiner TeamSpeak-Identität zur Whitelist-Servergruppe, sofern der RP-Server diese Funktion aktiviert hat.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Zusammen mit der Bewerbung (siehe 3.4).

Betreiber des TeamSpeak-Servers, an den deine Unique-ID dabei übermittelt wird, ist das jeweilige Serverteam beziehungsweise dessen Hoster — nicht wir.

3.8 Konten von Serverbetreibern und Moderatoren

Verarbeitete Daten

Zusätzlich zu den Kontodaten aus 3.2: Zuordnung zu einem RP-Server, Rolle (Betreiber oder Moderator) und die Historie geprüfter Bewerbungen. Hinterlegte TeamSpeak-Query-Zugangsdaten speichern wir ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM).

Zweck

Rechteverwaltung im Team-Bereich, Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Betrieb der automatischen Freischaltung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit von Whitelist-Entscheidungen.

Speicherdauer

Bis zur Löschung des Kontos oder bis zum Entzug der Team-Rolle.

3.9 Server-Registrierung (Self-Service) und Discord-Berechtigungsprüfung

Wer über die Plattform selbst einen neuen RP-Server anlegen möchte, muss nachweisen, tatsächlich Inhaber oder mit „Server verwalten“ berechtigt auf dem betreffenden Discord-Server zu sein. Dafür holen wir einmalig zusätzlich zur Basis-Anmeldung deine Freigabe des Discord-Berechtigungsumfangs „guilds“ ein — ohne diese Freigabe lässt sich kein Server registrieren.

Verarbeitete Daten

Liste der Discord-Server, auf denen du Mitglied bist, jeweils mit Name, Symbol sowie der Angabe, ob du Inhaber bist beziehungsweise welche Berechtigungen du dort hast.

Zweck

Prüfen, ob du berechtigt bist, den ausgewählten Discord-Server als RP-Server zu registrieren; automatisches Vorbefüllen von Server-ID, Rollenauswahl und Einladungslink.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage hin.

Speicherdauer

Die Serverliste wird nicht gespeichert, sondern bei jedem Schritt des Registrierungsvorgangs neu von Discord abgerufen. Der dafür genutzte Zugriffs-Token wird in deinem Sitzungs-Cookie geführt (siehe 3.3) und läuft automatisch ab.

Fehlt für den ausgewählten Discord-Server noch ein Einladungslink, lassen wir dabei über unseren Bot einen dauerhaften Einladungslink erzeugen, damit Bewerber, die dem Server noch nicht beigetreten sind, ihn direkt finden.

3.10 Anerkennung: Rolle auf unserem eigenen Discord-Server

Verarbeitete Daten

Deine Discord-Benutzer-ID.

Zweck

Automatische Vergabe einer Rolle („Serverbesitzer“) auf unserem eigenen Discord-Community-Server, als Anerkennung dafür, dass du einen RP-Server auf der Plattform registriert hast.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, aktive Serverbetreiber innerhalb unserer eigenen Community sichtbar zu machen.

Speicherdauer

Die Rolle bleibt bestehen, bis du sie selbst entfernst, unseren Discord-Server verlässt oder uns um Entfernung bittest; darüber hinaus speichern wir dazu keine gesonderten Daten.

Voraussetzung ist, dass du unserem Discord-Server beigetreten bist. Bist du das nicht, unterbleibt allein die Rollenvergabe — deine Server-Registrierung ist davon nicht betroffen.

3.11 Interne Benachrichtigung bei neuer Server-Registrierung

Verarbeitete Daten

Deine Discord-Benutzer-ID (als Erwähnung), Name und Kurzadresse (Slug) des registrierten Servers sowie der Hinweis, dass die Registrierung über das Self-Service-Formular erfolgte.

Zweck

Information der Plattform-Administration über neu registrierte Server, damit diese zeitnah geprüft und freigeschaltet werden können.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an einer zügigen, missbrauchsresistenten Prüfung neuer Server vor deren Freischaltung.

Speicherdauer

Solange die Nachricht in unserem internen Discord-Kanal verbleibt; wir löschen dort regelmäßig ältere Nachrichten, spätestens mit Löschung deines Kontos.

Personenbezogene Daten geben wir ausschließlich an folgende Empfänger weiter:

• Hosting: OVH SAS, Serverstandort Gravelines, Frankreich. Der Hoster ist für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig.
• Discord: Discord Netherlands B.V., Amsterdam, für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum; Muttergesellschaft ist die Discord Inc. in den USA. Für Anmeldung, Mitgliedschaftsprüfung, Rollenvergabe sowie — falls du einen Server registrierst — die Ermittlung deiner verwalteten Discord-Server und die Rollenvergabe auf unserem eigenen Discord-Server (siehe 3.9 und 3.10) ist eine Übermittlung dorthin technisch unvermeidbar. Sie wird auf das EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt.
• Der TeamSpeak-Server des jeweiligen RP-Servers, sofern die TeamSpeak-Freischaltung aktiviert ist (siehe 3.7).
• Eine vom jeweiligen Serverteam gewählte externe Bildquelle für das Server-Logo, sofern hinterlegt (siehe 3.4) — etwa Discord-CDN oder ein Bilderdienst. Wir selbst übermitteln dorthin nichts; dein Browser ruft das Bild beim Aufruf der Bewerbungsseite direkt ab.
• Das Team des RP-Servers, bei dem du dich beworben hast (siehe 3.4).

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

Über deine Bewerbung entscheidet immer ein Mensch aus dem Serverteam. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Automatisch läuft lediglich die technische Umsetzung einer bereits getroffenen Entscheidung — die Vergabe der Discord-Rolle und der TeamSpeak-Servergruppe.

• Kontodaten speichern wir, solange dein Konto besteht.
• Bewerbungen und Antworten speichern wir, solange das jeweilige Serverteam sie für die Verwaltung seiner Whitelist benötigt. Über die Löschung entscheidet das Serverteam.
• Wird dein Konto gelöscht, werden deine Bewerbungen und die zugehörigen Antworten technisch mitgelöscht.
• Für Server-Logs gilt die in 3.1 genannte Frist.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Eine Löschfunktion im Konto bieten wir derzeit nicht an. Schreib uns dafür bitte eine kurze E-Mail an hey@rp-whitelist.de. Beachte, dass eine bereits vergebene Discord-Rolle und die TeamSpeak-Servergruppe davon unberührt bleiben — diese verwaltet das Serverteam auf seinen eigenen Servern.

Dir stehen uns gegenüber die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Dafür genügt eine formlose E-Mail an hey@rp-whitelist.de.

Unabhängig davon kannst du dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Die Bereitstellung deiner Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Anmeldung über Discord und ohne die vom Serverteam als Pflichtfeld markierten Angaben kannst du dich allerdings nicht bewerben — die Plattform kann dich dann keinem Konto und keiner Discord-Rolle zuordnen.

Der Zugriff auf die Plattform erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Bewerbungen sind ausschließlich für das Team des jeweiligen Servers sichtbar; die Berechtigung wird bei jedem Aufruf und bei jeder Aktion erneut geprüft. Von Serverbetreibern hinterlegte TeamSpeak-Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt und geben sie nie im Klartext an den Browser aus.

Die Plattform richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Jüngere Nutzerinnen und Nutzer dürfen sie nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten verwenden. Unabhängig davon gilt das Mindestalter der Discord-Nutzungsbedingungen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; das oben genannte Datum zeigt den aktuellen Stand.